Newsletter per Adressbuch und Mail

Eines vorne weg: das hier wird keine Anleitung zum Spammen via Mac! Wer einen Newsletter aufbauen will, sollte ich über die juristischen, marketingtechnischen und moralischen Do’s und Dont’s sehr im Klaren sein. Hier geht es nur um die technische Anwendung und wie sie mit den Bordmitteln von OS X umgesetzt werden können.

Der einfachste Fall wäre, eine Newsletter eMail aufzusetzen, die Empfängeradressen in das »An:«-Feld einzutragen und fertig. Nun ja, so einfach geht’s dann doch nicht. Damit wüsste dann jeder Empfänger wer außer ihm selbst noch von Ihnen mit Informationen bedacht würde. Und wer hindert einen Empfänger nicht die restlichen Adressen für seine eigenen Zwecke zu nutzen?

Eine erste Verbesserung wäre es also die Mail an nur eine eigene Adresse zusenden und die übrigen Empfänger als sog. BCC – Blindkopie einzutragen. Das Feld BCC wird nicht automatisch bei neuen Mails anzeigt, sondern ist über das Menü »Darstellung« oder das Tastenkürzel Alt-Apfel-B erreichbar. Aber auch dieser Workaround bietet wieder neue Tücken: Ab einer gewissen Menge von Empfängern wird es bei einige Mail-Relays – also Server im Internet die für den Transport der eMails zuständig sind – schon schwierig diese zu passieren. Eine einfache Filterregel lautet: »Wenn mehr als x Empfänger eingetragen, dann vermute Spam und lehne Transport ab!« In der Praxis habe ich es erlebt, das schon 50 Empfängeradressen in einer eMail ausreichen um diesen Regel in Kraft zu setzen.

Idealerweise brauchen wir also pro Empfänger eine einzelne eMail. Der Weg dorthin führt über die Gruppen im Adressbuch und einer passenden Einstellung in Apple Mail. Im Adressbuch wird eine Gruppe – nennen wir sie »Newsletter« – erzeugt, die alle Kontakte aufnimmt, die den Newsletter erhalten soll.

Wichtig dabei: der Name der Gruppe sollte so gebildet werden dass er keine Leerschritte, Umlaute oder Sonderzeichen (Ausnahmen: Bindestrich, Unterstrich, Punkt). Je nach Provider wird der Gruppenname noch um eine Domain erweitert, so dass sichergestellt sein muß, das der Name den Konventionen für eine gültige eMail entspricht.

Der zweite wichtige Punkt findet sich in den Einstellungen für Apple Mail unter »Verfassen«. Der Eintrag »Bei eMails an eine Gruppe alle Mitglieder einblenden«. Sofern dort kein Haken zu finden ist, erzeugt Apple Mail je Kontakt in der Gruppe eine einzelne eMail die als offensichtlichen Empfänger den Gruppennamen trägt, über den Mail-Header-Eintrag »Envelope-to:« aber die korrekte Mailadresse des einzelnen Empfängers mitgeliefert bekommt.

Text-only- oder HTML-Mail?

Eine Frage, die immer wieder kontrovers diskutiert wird. Auf der einen Seite die Puristen, die auf das reine Textformat bestehen. Schliesslich läßt sich auch mit ASCII-Zeichen eine Gestaltung und optische Gliederung erstellen. Weiterführende Gestaltungen, Bilder zu Produkten, PDF-Preislisten, etc. lassen sich über einen Link zum eigenen Webserver ansprechbar machen. Auf der anderen Seite der Ruf nach Corporate Identity und den gestalterischen Möglichkeiten, die HTML bietet. Ob Text oder HTML sollte jeder Versender für sich prüfen und anhand seiner Kunden und deren Wünsche entscheiden. Die einfachste Form einen HTML-gestalteten Newsletter zu erzeugen bietet Safari. Eine mit einem beliebigen Webeditor erstellte Seite wird in Safari aufgerufen und über die Funktion „Inhalt dieser Seite per eMail versenden“ (ab Safari 2.0 unter Tiger vorhanden) entsteht durch Zauberhand eine hübsche HTML-Mail.

Die Grenzen dieses Verfahrens

Sämtliche Adressen müssen natürlich im Adressbuch vorhanden sein um sie auch in die Gruppe integrieren zu können. Nicht immer ist es jedoch gewollt diese dort vorzuhalten. Insbesondere bei sehr großen Verteilerlisten, wo in den meisten Fällen nur die eMail-Adresse selbst vorhanden ist, jedoch keine weiteren Adressdaten, die den Kontakt qualifizieren, wird das Adressbuch schnell recht unübersichtlich. Gängige Verfahren, die einem Newsletter-Bezug vorangehen sollten, wie z.B. ein Double-OptIn-Verfahren, bei dem die Anforderung des Newsletters vom Empfänger zum einen angestoßen und in einem zweiten Schritt auch noch bestätigt werden muß, lassen sich nur mit reichlich Handarbeit abbilden oder fallen im Zweifelsfall komplett unter den Tisch. Auch bei der Abmeldung von Kunden von dem Newsletter bedarf es ein manueller Sorgfalt um die Austragung sicher zu stellen. Nichts ist schlimmer als mit einem längst abbestellten Newsletter weiterhin belästigt zu werden. Die vorgestellte Lösung taugt daher insbesondere für unregelmässig stattfindende Benachrichtigungen von einer überschaubaren Zahl von Personen, mit denen man regelmässig und/oder geschäftsmässig im Kontakt steht.

Wer darüberhinaus gehende Ansprüche an einen Newsletter hat, sollte zum OS X Server greifen. Das dort mitgelieferte Programm »Mailman« bietet alle notwendigen Einstellungen für das o.g. Double-OptIn, die Möglichkeit eines jeden Kunden seinen Eintrag selbst zu verwalten und sich ggf. auch leicht wieder abzumelden.

Weiterführende Informationen zum Thema eMail-Marketing, Newsletter, etc. bietet der E-Mail Marketing Blog.