CTI für Telefonsupporter

Ich hatte ja an anderer Stelle bereits von Dial!Fritz und der FritzBox berichtet. Zwischenzeitlich wurde die 7270v2 durch einen Blitzschlag dahingerafft und durch eine 7390 ersetzt. Wesentlichste Mehrwerte für mich sind dabei Möglichkeit ein (schnelles) Gast-WLAN zu unterhalten und die Gigabit-Anbindung der FritzBox an mein Netz. Auch Dial!Fritz hat gute Fortschritte gemacht und ist in der aktuellen Version 1.4 eine echte Cocoa-App mit einer hübscheren Oberfläche geworden. Bis auf die fehlende Möglichkeit ausgehende Faxe direkt vom Rechner via Pseudo-Druckertreiber zu versenden (was die Fritz.mac Suite von Meilenstein bietet, die aber ansonsten deutlich weniger gelungen ist) bietet mir Dial!Fritz alles, was ich für meine Zwecke brauche. Sehr gelungen finde ich dabei die Möglichkeit via AppleScript eigene Aktionen bei eingehenden und/oder ausgehenden Anrufen auszulösen.

Auf dieser Basis habe ich mir eine kleine Lösung geschafffen, die ich heute vorstellen will. In der Vergangenheit habe ich meine Telefonate, insbesondere die, in denen ich qualifizierte Antworten und Lösungen »so zwischendurch« an meine Kunden durchgereicht habe nicht wirklich nachgehalten und im Rahmen der Rechnungsstellung »pi mal Daumen« meinen Supportaufwand am Telefon kalkuliert. Dank Dial!Fritz, TimeLog4 und zwei kleinen AppleScripten aus meiner Feder findet die Aufzeichnung nun automatisiert statt.

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Das Regelwerk, das ich abbilde lautet wie folgt: eingehende Anrufe auf meinen Büronummern erzeugen beim Beginn des Anrufs einen Eintrag in iCal mit einer Default-Anrufdauer von 15 Minuten. Am Ende des Gesprächs (beim Auflegen) wird die korrekte Dauer dann eingetragen. Wird die Rufnummer von Anrufer übermittelt, kann Anhand des Adressbuchs der Name ermittelt und eingetragen werden. Ebenso werden für TimeLog ein paar Parameter wie eine passende URL, eine Kategorie (die die Höhe des Stundensatzes bestimmt) und ein Projektname (hier immer »Telefonsupport«) hinterlegt. Zusätzlich erscheint am Ende des Telefonats ein PopUp-Dialog in dem eine kurze Notiz zum Gespräch erfasst werden kann oder der Eintrag (weil keine abrechenbare Leistung) gleich komplett verworfen werden kann.

TimeLog integriert sich in iCal, nutzt die dortigen Einträge um daraus eine Stundenerfassung für Kundenprojekte zu erzeugen und (sofern man das Schwesterprodukt GrandTotal einsetzt) Abrechnungen dafür zu erzeugen. Am Ende eines Quartals läppert sich u.U. so eine recht erkleckliche Summe zusammen, die ich in der Vergangenheit auch oft genug mal zu grosszügig zu Gunsten meiner Kunden eingeschätzt und Leistung, sprich Geld verschenkt hatte.

Es sind einige händische Anpassungen an den Scripts erforderlich. Über Feedback freue ich mich und noch mehr falls jemand an der Lösung mitarbeiten mag 😉

Die Gier der T-Mobile

[Update 18.09.09]: Die schlimmsten aller Befürchtungen können übertroffen werden! Nicht nur, dass nun Kunden mit Verträgen der zweiten Generation – denen die Nutzung der Datenflat (die ja gar keine ist!) schon von je her mit anderen Geräten als dem iPhone untersagt war, nein auch denen mit 1. Generation-Verträgen wird das Tethering als kostenfreies Leistungsmerkmal vorenthalten. Begründung: Unterscheidung ist technisch zu aufwändig. Seltsam – wenn es darum geht mir etwas zu verkaufen, weiss die T-Com immer sehr genau, was ich habe und mehr noch glaubt zu wissen was ich (zustätzlich) brauche :-o.

Als Ausweg bietet man aber großzügigerweise an auf einen neuen Complete-Vertrag umzusteigen und Tethering für – man höre und staune! – 20 EUR extra zuzubuchen. Nein, nicht 20 EUR einmalig. 20 Euro monatlich!

Erfreulicherweise regt sich Widerstand gegen solcherlei Kundenmißhandlung:

Ob Tethering nun ein Bestandteil des 1. Gen Vertrages ist oder nicht sind für mich juristische Spitzfindigkeiten, die ich nicht beurteilen kann. Ich bin kein Jurist.

Als Betriebswirt sehe ich aber den Fakt, dass es einen geringen, aber wertvollen Komfortgewinn darstellt der Kunden einfach nur glücklich macht. Bei einem Aufwand der für die T-Mob nahe gegen Null geht (exakt die Bereitstellung eines entsprechenden Profils und selbst das haben sich ja schon genügend Leute selbst geschustert).

Eigentlich ein gefundenes Fressen für jeden halbwegs geschickten Marketer. Genau dort scheinen aber ein paar nicht richtig zu ticken und sich der Gier verschrieben zu haben. Die Gier 20 EUR/mtl. für ein kleines Nichts haben zu wollen, das als Give-Away Lobgesänge und Neukunden emporgefördert hätte.

Der Bumerang ist geworfen, möge er ankommen und den Richtigen so am Kopf treffen, das er aus seinem Bürostuhl fällt und nie wieder dort reinfindet.

[/Update]

Tethering – also die Nutzung des iPhones als Modem für den Laptop – will sich die T-Mobile extra bezahlen lassen. Und das auch von (Alt-)Kunden, die über einen Complete-Tarif der ersten Generation verfügen, denen die Nutzung der Datenflat außerhalb des iPhones bereits erlaubt ist.

Wie unverschämt frech ist denn das?

Zum Verständnis: ich habe ein Gerät das die grundsätzliche Funktionalität hochoffiziell durch das OS 3.0 mitbringt, ich habe einen Vertrag der mir die Nutzung der Datenflat durch andere Geräte erlaubt. Also nicht die eh schon künstliche Beschränkung der aktuellen Verträge, die eine Nutzung durch Blackberry, UMTS-Sticks und ExpressCards verbietet (dazu gleich noch etwas mehr). Bisher nutze ich eine MultiSIM-Karte in meinem alten Mobiltelefon welches ich mit meinem Laptop verbinde (also im eigentliche Sinne »tethere«). Und für die Großzügigkeit der T-Mobile nunmehr kein zweites Gerät mitschleppen zu müssen soll ich 5, 10 oder noch mehr Euros künftig zahlen sollen?! Geht’s noch? Wir reden über einen einzigen Knopf im Interface des iPhones, der freizugeben ist.

So, genug geklagt. Lösung gesucht und gefunden. Die Tethering-Funktion läßt sich nämlich sehr einfach und sehr entspannt freischalten. Das Mittel der Wahl heißt »Profile«. Über spezifische .mobileconfig-Dateien kann für jeden Netzbetreiber die Freigabe erfolgen. Wer etwas Hackerblut in sich spürt lädt sich das iPhone-Konfigurationtool (für Mac oder Windows) von der Apple Seite runter, erzeugt sich einen für seinen Provider APN-Eintrag, patched die entstandene Datei um einen Eintrag und lädt sich das Teil auf’s iPhone. Wer es etwas einfacher haben mag, surft mit dem iPhone zu http://www.iphone-notes.de/mobileconfig/ wählt seinen Provider aus der Auswahlliste und lädt sich die Datei gleich auf sein iPhone. Alternativ lässt sich diese auch per Mail aufs iPhone versenden.

Noch mal zurück zu den aktuellen Complete-Verträgen und deren Nutzungseinschränkung der Datenflat. Faktisch ist dieses Verbot durch die T-Mobile nicht vernünftig prüfbar! Offzielle Aussage durch einen T-Mobile Mitarbeiter: »Die Beschränkung ist eine reine Marketingvorgabe, technisch kann sie nur rudimentär durch eine Blacklist von IMEI-Nummern umgesetzt werden.« Klartext: wer bei der T-Mobile einen UMTS-Stick oder eine Expresscard kauft um darüber qua MultiSIM die Datenflat des iPhones weiterzuverwerten, wird anhand der bekannten IMEI-Nummer ausgesperrt. Wer ein Telefon oder Hardware eines anderen Anbieters nutzt (deren IMEIs der T-Mobile wahlweise nicht bekannt oder als Telefon eben erlaubt sind) kann auch in den aktuellen Tarifen lustig surfen. Man darf annehmen, das dies auch für ein gekoppeltes iPhone gelten wird.

BTW: mir fällt gerade auf, das ich seit einem Jahr ganz selbstverständlich das iPhone in meinem Arbeitsalltag zufrieden nutze und noch kein Wort bisher hier dazu verloren habe :-o. Ich gelobe Besserung!

Telefonie am Mac

Ganz korrekt ist der Titel leider nicht. Für die Telefonie ist nach wie vor nicht der Mac als solches zuständig, aber mit einem schlauen Zusatztool gelingt die Kopplung des Mac Adressbuchs mit der Telefonanlage.

Zum einen geht es um die AVM FritzBox als Telefonanlage. Bei mir werkelt seit einiger Zeit eine FritzBox WLAN 7270. Neben den üblichen DSL-Modem, -Router, Netzwerk-Switch und WLAN-Accessfunktionen – die heute jeder Feld-, Wald- und Wiesenrouter mitbringt – machen ihn seine Telefoniefunktionen für mich wertvoll. Insgesamt lassen sich – ohne weitere Telefonanlage – bis zu 8 Endgeräte direkt anschliessen. Das reicht i.d.R. für ein kleines Unternehmen vollständig aus. Zu den zwei analogen Anschlüssen (an einem hängt mein OS X FaxServer), die es auch bei anderen FritzBoxen gibt, kommt noch ein ISDN-S0 Bus dazu (an den zur Not auch noch eine komplette Telefonanlage gehangen werden kann) und – das ist für mich das Killerfeature – bis zu 5 DECT-Handsets lassen sich direkt in die Box einbuchen.

Die höchste Kompatibilität erreicht man naturgemäß mit den Geräten aus gleichem Haus – in dem Fall also die MT-C Handsets von AVM. Aber auch mit Grundig, Philips, Panasonic, Siemens, und anderen DECT-GAP-Geräten gelingt die Kopplung, auch wenn dann – DECT GAP ist eben ein »kleinster gemeinsamer Nenner«-Standard – nicht alle Funktionalitäten zur Verfügung stehen. Konkret getestet habe ich es mit einem ziemlich alten Philips Onis 200, welches hervorragend funktionierte. Aus meinem Dunstkreis bekomme ich aber auch positive Meldungen zu Siemens Gigaset und Grundig.

Richtig chic am Mac wird die Verbindung dann noch mit Dial!Fritz – der zweiten Komponente meiner Lösung. Da sowohl vom Mac als auch vom Telefon auf dem gleichen Schreibtisch eine Verbindung zu FritzBox besteht, schliesst Dial!Fritz diese Lücke zwischen Mac und Telefon. Dazu werden 3 Komponenten auf dem Mac installiert: die Software selbst stellt via IP-Adresse und Login die Verbindung zur FritzBox her und greift auf die dort gespeicherten Telefonie-Daten zurück.

So können z.B. Anruflisten auf den Mac übertragen und gespeichert werden. Die in der FritzBox vorhandene Beschränkung auf 399 Einträge fällt dabei, die Historie auf dem Mac wird komplett fortgeschrieben.

df-anrufliste.jpgSoweit durch das Adressbuch bekannt, werden die Nummern dabei in Klartext Namen der Anrufer aufgelöst. Ist eine Nummer dort nicht bekannt, bemüht sich Dial!Fritz über die Reversesuche im Telefonbuch einen Namen zu ermitteln. Die komplette Anrufhistorie kann zu weiteren Auswertungszwecken (eine kurze Statistik mit den Top-10 Anrufern/Angerufenen, Gesprächsdauern, etc. liefert Dial!Fritz gleich selbst) als .csv-Datei exportiert werden.

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Eine weitere Exportfunktion veröffentlich die Anrufliste auf einem Webserver und bietet damit Durchgriff von iPhone auf die eingehenden oder auch verpassten Anrufe. Gut um von unterwegs den Überblick über das Geschehen im Büro zu behalten. Mehr zur iPhone-Anbindung demnächst in diesem Theater … ;-).

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Auch die Übernahme von Adressbucheinträgen in die FritzBox gelingt endlich mit Dial!Fritz. Während die AVM-Weboberfläche bis heute keine Importmöglichkeit für Telefonbucheinträge zur Verfügung stellt, greift Dial!Fritz auf das Apple-Adressbuch zurück, übernimmt Einträge in die FritzBox, ordnet Kurzwahlen und Vanity-Nummern zu.

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Ebenfalls sehr wertvoll für die Dokumentation ist darüberhinaus die Möglichkeit zu Anrufen – ein- wie ausgehend – Gesprächsnotizen zu erfassen und zu verwalten (inkl. Volltextsuche).

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Die zweite Komponente von Dial!Fritz ist ein Dashboard-Widget, welches Telefonnummern per copy-paste übernimmt und für die Anwahl bereitstellt. Der Dritte – und für mich wichtigste Teil – ist das Adressbuch-PlugIn, welches eine direkte Anwahl aus dem Apple Adressbuch ermöglicht. In der Grundkonfiguration von Dial!Fritz wird die Nebenstelle zu der die Gespräche vermittelt werden sollen hinterlegt, Growl liefert die Optik dazu, wenn die Verbindung aufgebaut wird. Insbesondere in Verbindung mit einem DECT-Headset (z.B. von Plantronics) entsteht so ein komplettes Telefon – nur ohne Wählscheibe ;-).

df-adressbuch.jpg

Die sehr gute Integration in die Mac-Umgebung finde ich ebenso überzeugend wie die überschaubaren Kosten. Die FritzBox ist um rund 170 EUR zu bekommen – das entspricht dem Preis für eine Airport Extreme, nur das die keine Telefonie beherrscht. Die MT-C Handsets schlagen mit ca. 60 EUR/Stk. zu Buche. Eine Lizenz für Dial!Fritz kostet 19 EUR. Meine aktuelle Installation besteht aus 3 Handsets, von denen zwei per Dial!Fritz mit den Arbeitsplatzrechnern gekoppelt sind. So komme ich für eine komplette, komfortable Telefonanlage samt eingebauten WLAN-DSL-Router (802.11n-fähig!) auf gerade mal 400 EUR.

Handydurchgriff von OS X mal ganz einfach

Nicht das Mac OS X es einem besonders schwierig machen würde seine Kontakte, Termine und Dateien auf sein Handy zu transferieren. Oder auch ein paar SMS direkt aus dem Adressbuch heraus zu schreiben. Aber neben der Grundeinrichtung bedarf dann noch einer Handvoll Programme um alle Arbeiten erledigt zu bekommen: iSync für den Abgleich von Termine, ToDos und Kontakten, Bluetooth-Datenaustausch um Klingeltöne, Bilder, Videos, Designs und MP3s hin- und her zuschubsen, das Adressbuch um SMS zu versenden. Wer dann etwas tiefer in die Materie eintauchte stellte schnell fest, das die MP3s aus iTunes nicht immer 1:1 aufs Mobilgerät wandern konnten, sondern vorher idealerweise noch konvertiert und komprimiert werden mußten – also kam SyncTunes noch zusätzlich in die Werkzeugkiste. Oder – so das Handy unterstützt wird – Dreamsicle. Und weil die SMS-Schreiberei aus dem Adressbuch keinerlei Rückmeldung – weder im Adressbuch noch auf dem Handy – lieferte stand eigentlich auch BluePhoneElite auf der Anschaffungsliste. Ach ja für Notizen gibts ja noch so das hübsche Widget NoteIt … und welches von den Programmen war doch gleich noch für was …?

An der Ecke setzt FoneLink an. Und selten war ich von einem Programm so spontan begeistert wie von diesem! Auf Mac und Handy (eine Liste der unterstützten Geräte gibt es beim Hersteller NovaMedia) Bluetooth einschalten (oder – sofern unterstützt – auch einfach nur ran ans USB-Kabel), FoneLink anwerfen, Gerät auswählen, kopplen und schon ist fast alles getan.

Ab sofort steht unter einer einheitlichen Programmoberfläche eine Art Finderzugriff auf die Dateien des Handy bereit.

fonelink-mobilefinder.jpg

Mehr noch: eine Art TimeMachine fertigt vom Datenbestand des Handys ein regelmässiges Backup. Das einzig wirkliche Killerfeature von Leopard aufs Handy angewendet – Chapeau alleine für die Idee! Die iSync-Funktionen zum Abgleich von Kontakten, ToDos und Terminen finden sich ebenso in FoneLink wie eine komfortable Media-Dateiverwaltung mit Durchgriff zum OS X Filme-Ordner, iPhoto und iTunes – sogar inklusive einer Umkodierung der MP3-Files in ein sparsames Format um die nicht immer reichlichen Handyspeicher nicht zu überfrachten. Im Gegensatz zu iSync kann auch mehr als eine Adressbuch-Gruppe mit dem Mobiltelefon abgeglichen werden.

fonelink-sync.jpg

SMS werden in einer Apple Mail ähnlichen Umgebung erstellt, empfangen und verwaltet.

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Ein »Inbox«-Ordner fungiert als Droplet um schnell Daten und Programme auf das Mobiltelefon zu schaufeln. Notizen werden schnell und einfach zwischen Mac und Telefon syncronisiert. Der Klingelton-Editor ist dann nur noch das i-Tüpfelchen oben drauf.

Alles in allem ein wirklich rundes Programm, das seine – auf den ersten Blick stattlichen – 40 EUR wirklich wert ist. Rechnet man die Kosten für Dreamsicle, BPE und Konsorten zusammen kommt man in etwa auf den gleichen Betrag. Ach ja: mein SonyEricsson K600i arbeitet perfekt alle oben beschriebenen Anwendungsfälle via Bluetooth ab, obwohl es nicht einmal in der Liste der unterstützten Geräte auftaucht ;-).

Wer sich (und mir) etwas Gutes tun will, kann ´FoneLink über diesen Affiliate Link bei novamedia bestellen. Es wird nicht teurer, ich bekomme lediglich ein paar Prozente vom Erlös ab. BTW: auch Launch2Net läßt sich über diesen Affiliate Link beziehen.

Palm OS Geräte mit iSync koppeln

So ganz schlecht können die »ollen« Palms, Cliés, Treos und sonstiges nicht gewesen sein. Noch heute treffe ich sie häufig bei meinen Kunden an, die aber längst an OS X gewöhnt, ihr Tagesgeschäft gerne mit iCal, Adressbuch und allen anderen Apple Ressourcen organisieren. Da wirkt ein Palm Desktop natürlich wie ein Fremdkörper, den man mit etwas Geschick aber auch leicht umgehen kann.

Apple selbst beschreibt in einem Support Dokument die Einbindung von Palm OS Geräten. Wie ich jüngst erleben durfte, wohl nicht detailliert genug, daher hier eine kleine, bebilderte (hoffentlich) Abhilfe:

Als ersten Schritt gilt es eine für OS X taugliche Version des Palm Desktop Managers herunter zuladen … ja, leider einmal muss das Teil doch noch sein. Die letzte mir bekannte Version 4.2.1D findet sich hier: http://euro.palm.com/europe/de/support/palmdt4d_mac.html. Einmal installiert und eingerichtet sollte zunächst der Verbindungsaufbau zwischen Rechner und Palm über den Desktop Manager getestet und erfolgreich etabliert werden, bevor es weiter geht. Wenn ein neues Profil für den Palm Desktop angelegt wird, kann man über die Namensgebung die Benennung des Geräts später in iSync hier schon beeinflussen. Mein Vorschlag wäre (auch wenn es in den nachfolgenden Screens anders ist ;-)) als Profilname den Namen des Geräts herzunehmen. Damit wäre der iSync-Logik Genüge getan, den Gerätenamen in der Buttonleiste unter das Icon zu schreiben.

Im zweiten und ersten entscheidenden Schritt ist die Syncronisation für Palm OS Geräte in iSync zu aktivieren:

Palm OS aktivieren

Nachfolgend erscheint ein Hinweis mit dem die weitere Vorgehensweise beschrieben wird. So wird u.a. die korrekte Installation aus Schritt 1 überprüft, ein iSync Conduit für Palm OS installiert und die anderen Conduits, die mit diesem iSync-Conduit kollidieren würden, deaktiviert. Der Vorgang ist recht selbsterklärend und gut nachvollziehbar.

Ist dieser Schritt erfolgt, geht es noch einmal zum Palm Programm, konkret zum HotSync Manager. Im Menü »HotSync« ist der Eintrag »Conduit Einstellungen« aufzurufen. Es erscheint folgende Ansicht:

02 iSync Conduit einstellen

Unschwer zu erkennen, das die normalerweise vorhandenen Einträge für Adressen, Termine und ToDos verschwunden sind und durch das iSync-Conduit ersetzt wurden. Das iSync Conduit gilt es nun noch durch einen Doppelklick darauf (oder den Button »Conduit-Einstellungen«) abschliessend zu konfigurieren.

03 Einstellungen aktivieren

In aller Regel reicht es aus, den Haken bei »iSync für dieses Palm Gerät aktivieren« zu setzen. »Dies ist ein japanisches Gerät« bezieht sich auf den verwendeten Zeichensatz des Geräts und nicht die Herkunft des Herstellers (Sony != japanisches Gerät ;-)), so dass der Haken i.d.R. abgewählt bleibt. Eine fehlerhafte Einstellung an der Stelle kann einen erheblichen Schaden am Datenbestand auslösen, warnt Apple in seinem o.g. Supporteintrag!

Wird die Einstellung mit »OK« bestätigt öffnet sich im Hintergrund nun schon wieder iSync und enthält einen Eintrag für den Palm.

04 Palm in iSync

Wie man an o.g. Screenshot erkennen kann, habe ich mein Profil, welches ich beim ersten Start des Palm Desktop Managers angelegt habe »stk« genannt. Schlauer wäre – wie oben schon gesagt – der Name des Gerätes gewesen.

Wie üblich unter iSync kann man nun noch die individuellen Einstellungen treffen, welche Kalender und Adressbuch Gruppen zum Gerät synchronisiert werden sollen. Wer noch weitere Inhalte seines Rechners, wie Notizen, Musik, Bilder, Filme und eMails zum Palm OS Gerät transferieren und synchronisieren will, sollte sich Missing Sync for Palm OS von MarkSpace anschauen. Für einen einfachen Abgleich von Adressen und Terminen ist es jedoch nicht zwingend notwendig die $ 40 zu investieren.

Faxversand über das Handy

Ein weitere nette Möglichkeit für den Unterwegsarbeiter bietet die Bluetooth-Kopplung zwischen Mac und Mobiltelefon. Zumindest bei einigen Geräten. Wenn eine Bluetooth-Kopplung zwischen Mac und Handy erfolgt ist, kann das Handy als Faxgerät über das Druckerdienstprogramm eingerichtet werden.

In der Systemeinstellung »Drucken und Faxen« mit der »+«-Taste einen neuen Drucker erzeugen.

drucken-und-faxen

Hält man beim Klick auf »Weitere Drucker …« die Alt-Taste gedrückt, erweitert sich die Auswahlliste im darauf folgenden Dialog um den Eintrag »Weitere Optionen«.

druckeruebersicht weitere-optionen

Wählt man diesen Eintrag aus, kann man auf das Gerät „Bluetooth-Modem“ mit der Geräte-URI »fax://dev/cu.Bluetooth-Modem« zugreifen.

bluetooth-modem druckertreiber

Als Treiber muß man nun noch »Druckermodell« die Auswahl »Andere …« angeben und im Finder auf die Datei »/System/Library/Frameworks/ApplicationServices.framework/Frameworks/PrintCore.framework/Resources/German.lproj/Fax.ppd« zu greifen – Fertig! Anstelle von German.lproj kann man natürlich auch eine andere auf sich zutreffende Sprachversion auswählen.

Ich habe den Faxversand erfolgreich mit einem Sony Ericsson T68i getestet.

Diese Anleitung gilt nur für 10.4.

o2 entdeckt die Mac-Kundschaft

Unter Mobile-Macs.de startet o2 eine Webseite die sich um die Belange der Mobilen Mac-Userschaft kümmern will. Ankündigte Themen sind die Zusammenarbeit von Mac und Handy mit iSync, UMTS am Mac und ähnliches.

Bisher ist jedoch inhaltlich auf der Seite noch tote Hose und lediglich das Gewinnspiel rechtfertigt eine Erwähnung der Seite. Auch bleibt abzuwarten, in wie weit sich die Beispiele und ggf. Empfehlungen sich am o2-Vertriebsprogramm orientieren werden. Rein altruistisch dürfte das Angebot jedenfalls kaum gedacht sein.

Widgets für’s Büro

Am Anfang war die Skepsis – „Dashboard, Widgets, halbe Programme, … braucht kein Mensch“. Dann die Neugier darauf was es denn alles an Nützlichem und Unnützem den so geben könnte (man muß es wirklich gesehen haben, die Phantasie alleine reicht für den real existierenden Widget-Zoo nicht aus). Schlussendlich habe ich für mich ganz drei Perlen gefunden die im Büroalltag unentbehrlich geworden sind.

Telefonbuch-Suche

Zum einen »Das Telefonbuch« Widget der iWelt AG. Damit wird die Suche im Deutschen Telefonbuch wirklich komfortabel. Name und Ort eingegeben und schon geht die Suche los. Die Ergebnisse werden direkt im Widget-Fenster präsentiert. Bei mehreren in Frage kommenden Orten erscheint eine Auswahlliste. Häufiger gebrauchte Orte können gleich als Favorit markiert werden und werden bei der nächsten Suche bevorzugt berücksichtigt. Die Ergebnisliste bietet wiederum mehrere Möglichkeiten die Suchergebnisse weiter zu verwerten. Ein Klick auf die Telefonnummer vergrößert diese auf den Bildschirm, so dass sie bequem zu ins Telefon zu tippen ist. Ein Klick auf den Namen bringt den Detaileintrag im Webbrowser zum Vorschein. Ein Klick auf die Adresse und eine Umgebungskarte des Eintrags wird präsentiert. Am meisten liebe ich jedoch den Klick auf den führenden Pfeil eines jeden Eintrags. Damit wird (wenn auch noch etwas verbesserungswürdig, was die Feldzuweisungen angeht) ein gefundener Eintrag direkt in das Apple Adressbuch übernommen. Seit der Version 2 funktioniert auch die Reversesuche.

Telefon Reverse Suche

Das direkte Gegenstück zum Telefonbuch des rosa Riesen ist »Nofelet«. Der Name verrät es: Telefon rückwärts, also die Reverse-Suche um zu einer bestimmten Nummer den passenden Teilnehmereintrag zu finden. Nachdem »Nofelet« eine Zeitlang von der Bildfläche verschwunden war, ist es Anfang Juli 2007 wieder aus den Untiefen des Netzes entstiegen.

NoteIt Notizen per Bluetooth zum Handy

Auch Widget Nummer 3 hat etwas mit dem Telefon zu tun. Allerdings mit dem Mobiltelefon und der Möglichkeit es nicht nur mit Kontaktdaten und Terminen sondern mit einfachen Notizen zu füttern. »NoteIt« stellt per Bluetooth eine Verbindung zu diversen Sony Ericsson, Nokia und einigen anderen Mobiltelefonen her und speichert kleine Nachrichten und Notizen auf dem Handy ab.

Newsletter per Adressbuch und Mail

Eines vorne weg: das hier wird keine Anleitung zum Spammen via Mac! Wer einen Newsletter aufbauen will, sollte ich über die juristischen, marketingtechnischen und moralischen Do’s und Dont’s sehr im Klaren sein. Hier geht es nur um die technische Anwendung und wie sie mit den Bordmitteln von OS X umgesetzt werden können.

Der einfachste Fall wäre, eine Newsletter eMail aufzusetzen, die Empfängeradressen in das »An:«-Feld einzutragen und fertig. Nun ja, so einfach geht’s dann doch nicht. Damit wüsste dann jeder Empfänger wer außer ihm selbst noch von Ihnen mit Informationen bedacht würde. Und wer hindert einen Empfänger nicht die restlichen Adressen für seine eigenen Zwecke zu nutzen?

Eine erste Verbesserung wäre es also die Mail an nur eine eigene Adresse zusenden und die übrigen Empfänger als sog. BCC – Blindkopie einzutragen. Das Feld BCC wird nicht automatisch bei neuen Mails anzeigt, sondern ist über das Menü »Darstellung« oder das Tastenkürzel Alt-Apfel-B erreichbar. Aber auch dieser Workaround bietet wieder neue Tücken: Ab einer gewissen Menge von Empfängern wird es bei einige Mail-Relays – also Server im Internet die für den Transport der eMails zuständig sind – schon schwierig diese zu passieren. Eine einfache Filterregel lautet: »Wenn mehr als x Empfänger eingetragen, dann vermute Spam und lehne Transport ab!« In der Praxis habe ich es erlebt, das schon 50 Empfängeradressen in einer eMail ausreichen um diesen Regel in Kraft zu setzen.

Idealerweise brauchen wir also pro Empfänger eine einzelne eMail. Der Weg dorthin führt über die Gruppen im Adressbuch und einer passenden Einstellung in Apple Mail. Im Adressbuch wird eine Gruppe – nennen wir sie »Newsletter« – erzeugt, die alle Kontakte aufnimmt, die den Newsletter erhalten soll.

Gruppe Newsletter im Adressbuch

Wichtig dabei: der Name der Gruppe sollte so gebildet werden dass er keine Leerschritte, Umlaute oder Sonderzeichen (Ausnahmen: Bindestrich, Unterstrich, Punkt). Je nach Provider wird der Gruppenname noch um eine Domain erweitert, so dass sichergestellt sein muß, das der Name den Konventionen für eine gültige eMail entspricht.

Erweiterung des Gruppennamens um Domain

Der zweite wichtige Punkt findet sich in den Einstellungen für Apple Mail unter »Verfassen«. Der Eintrag »Bei eMails an eine Gruppe alle Mitglieder einblenden«. Sofern dort kein Haken zu finden ist, erzeugt Apple Mail je Kontakt in der Gruppe eine einzelne eMail die als offensichtlichen Empfänger den Gruppennamen trägt, über den Mail-Header-Eintrag »Envelope-to:« aber die korrekte Mailadresse des einzelnen Empfängers mitgeliefert bekommt.

Einstellung Verfassen von Apple Mail

Text-only- oder HTML-Mail?

Eine Frage, die immer wieder kontrovers diskutiert wird. Auf der einen Seite die Puristen, die auf das reine Textformat bestehen. Schliesslich läßt sich auch mit ASCII-Zeichen eine Gestaltung und optische Gliederung erstellen. Weiterführende Gestaltungen, Bilder zu Produkten, PDF-Preislisten, etc. lassen sich über einen Link zum eigenen Webserver ansprechbar machen. Auf der anderen Seite der Ruf nach Corporate Identity und den gestalterischen Möglichkeiten, die HTML bietet. Ob Text oder HTML sollte jeder Versender für sich prüfen und anhand seiner Kunden und deren Wünsche entscheiden. Die einfachste Form einen HTML-gestalteten Newsletter zu erzeugen bietet Safari. Eine mit einem beliebigen Webeditor erstellte Seite wird in Safari aufgerufen und über die Funktion „Inhalt dieser Seite per eMail versenden“ (ab Safari 2.0 unter Tiger vorhanden) entsteht durch Zauberhand eine hübsche HTML-Mail.

Inhalt der Seite als Email senden

Die Grenzen dieses Verfahrens

Sämtliche Adressen müssen natürlich im Adressbuch vorhanden sein um sie auch in die Gruppe integrieren zu können. Nicht immer ist es jedoch gewollt diese dort vorzuhalten. Insbesondere bei sehr großen Verteilerlisten, wo in den meisten Fällen nur die eMail-Adresse selbst vorhanden ist, jedoch keine weiteren Adressdaten, die den Kontakt qualifizieren, wird das Adressbuch schnell recht unübersichtlich. Gängige Verfahren, die einem Newsletter-Bezug vorangehen sollten, wie z.B. ein Double-OptIn-Verfahren, bei dem die Anforderung des Newsletters vom Empfänger zum einen angestoßen und in einem zweiten Schritt auch noch bestätigt werden muß, lassen sich nur mit reichlich Handarbeit abbilden oder fallen im Zweifelsfall komplett unter den Tisch. Auch bei der Abmeldung von Kunden von dem Newsletter bedarf es ein manueller Sorgfalt um die Austragung sicher zu stellen. Nichts ist schlimmer als mit einem längst abbestellten Newsletter weiterhin belästigt zu werden. Die vorgestellte Lösung taugt daher insbesondere für unregelmässig stattfindende Benachrichtigungen von einer überschaubaren Zahl von Personen, mit denen man regelmässig und/oder geschäftsmässig im Kontakt steht.

Mailman Wer darüberhinaus gehende Ansprüche an einen Newsletter hat, sollte zum OS X Server greifen. Das dort mitgelieferte Programm »Mailman« bietet alle notwendigen Einstellungen für das o.g. Double-OptIn, die Möglichkeit eines jeden Kunden seinen Eintrag selbst zu verwalten und sich ggf. auch leicht wieder abzumelden.

Mailman in OS X Server

Weiterführende Informationen zum Thema eMail-Marketing, Newsletter, etc. bietet der E-Mail Marketing Blog.

Bluetooth Verbindung zum Handy einrichten

Gleich mehrere Nutzen bietet die Anbindung des bluetoothfähigen Mobiltelefons an den Mac. Zum einen können Termine und Kontakte zwischen Rechner und Telefon abgelichen werden. So muß nicht jedesmal der Mac aus der Tasche gezogen werden um nur eine Telefonnummer oder den nächsten freien Termin zu suchen. Desweiteren erübrigt sich damit die aufwändige Handarbeit alle Telefonnummern händisch ins Telefon einzugeben.

Zudem kann die GPRS-Fähigkeit des Handys auch für eine Onlineverbindung des Rechners genutzt werden. Umfängliche Seiten anzusurfen ist zwar eher quälend, aber für mal schnell die neuesten eMails abzuholen eine sehr gute und bequeme Alternative zu Hotspots.

Je nach Telefon-Modell stehen darüberhinaus weitere Dienste zur Verfügung. Z.B. der Kopplung ans Apple Adressbuch um eine direkte Anwahl auszulösen oder SMS zu versenden oder die Möglichkeit Applikationen auf dem Rechner per Handy-Fernbedienung zu steuern.

Die Einrichtung der Bluetooth-Verbindung geht dank »Bluetooth Verbindungsassistent« sehr einfach:
Bluetooth Assistent geraeteauswahl1.png gefundene-geraete1.png
Damit das Mobiltelefon gefunden wird, muß natürlich die BT-Option eingeschaltet sein und das Gerät »sichtbar« sein. Ist das Gerät erkannt erfolgt im nächsten Schritt das sog. Pairing – die gegenseitige Identifizierung und Bindung der Geräte zueinander. Die dabei vom Mac vorgegebene Kennnummer ist auf dem Handy als Identifikationsnachweis einzugeben. Die Nummer ist völlig beliebig und wird zu keinem Zeitpunkt nochmals abgefragt, so das sich ein notieren oder abspeichern erübrigt.
pairing1.png

Je nach Möglichkeit des Handymodells werden dann die zu Verfügung stehenden Dienste zur Auswahl angeboten. Für die GPRS-Verbindung sind dann noch ein paar weitere Einstellungen zu hinterlegen und das zum Handy passende Modemscript auszuwählen.
auswahl-der-dienste1.png internet-zugang-einrichten1.png

Beides, Einstellungen für den jeweiligen Mobilfunkprovider wie auch für so ziemlich jedes Handy denkbare Modemscript, sind auf Ross Barkmanns Homepage gesammelt.

Nach erfolgter Einrichtung ist das Mobiltelefon als Gerät in iSync eingetragen, steht im Netzwerk als mögliche Verbindung zur Verfügung und bietet im Adressbuch den Zugriff auf’s Handy zur Anwahl, bzw. zum SMS-Versand.
bt-als-netzwerk-device1.png isync1.png adressbuch-mit-bluetooth.jpg
Eine Liste von iSync-Kompatiblen Handymodellen listet die Apple-Seite.