Kategorie: WordPress

I’m not a diligent writer and the number of my WordCamp recaps can’t be considered large … but in that very special case it really has to be. Definitely!

For those unfamiliar with the terms in the headline:

WordCamps are in the broadest sense conferences around the topic WordPress.

Unlike many commercial events, however, these are organised exclusively on a voluntary basis by the community and are therefore very cost-effective. In 2016 I had the great pleasure to organize such a WordCamp in Nuremberg and now I have started another WordCamp on September 22nd 2018 in Würzburg as a barcamp. I try as often as possible to participate at least in WordCamps in Germany or to cross borders from time to time and to visit WordCamps in – until now European – foreign countries. Participation in WordCamps is a not insignificant part of my education budget. But also the welcome opportunity to get in touch with the rest of the WordPress world, to meet new people, have a bit of fun and certainly also for the sake of travelling. There’s always a little bit of vacation within all the superficial professional intention, when there is the chance to discover new cities or to see loved ones again. Since 2012 – my first event, at that time still called WP-Camp – I added 4 WordCamps in Berlin, 3 in Cologne, one each in Hamburg, Frankfurt, Nuremberg, Antwerp and Paris in different roles as attendee, volunteer, speaker, sponsor or organizer meanwhile. Each one was different, special and great in its own way. Every time I went home with new knowledge, fresh motivation for my daily WordPress work, a few new and several known, deepened contacts.

In short: I love WordCamps ❤.

And what is the retreat now?

The format started as „WordCamp in the Green“ which describes the first special feature quite well: usually WordCamps take place in more or less bigger cities. Simply because the necessary number of organizers can be found on site in the existing local Meetups. Soltau, with just over 20,000 inhabitants, is definitely out of that scope.

The second feature – and this one is tied to the first one – is the fact that unlike otherwise not only an event location is provided by the organization, but also the overnight accommodation. The connection is quite simple: finding conference rooms for 200 to 300 people is not a challenge within a slightly larger city. To find corresponding accommodation capacities directly at, even better in the venue – ideally affordable – defenitely is. Advantage Soltau! (and as the orgateam from various site visits reported as well elsewhere in Germany) A third – not to be underestimated – aspect has to be added: The „seductions“ of the city are eliminated. Just for sightseeing, the mandantory selfies in front of landmark XYZ, verifying the restaurant tip from next door … all this was cancelled with the location selection. Disadvantage Soltau?

I am well known – if not in parts notorious – for breaking out from the official program of a WordCamp. If I don’t find any appropriate lectures. I was annoyed about something (note: I am annoyed – who can stop it?). The party is too loud for me. Or I just want to have some peace and quiet in the plentiful program. Actually, I always get myself organized well and know how to help myself, without having to make any demands on the organization of a WordCamp. And often enough, there are others at the WordCamps who share my alternative plans. I earned many fruitful hangouts, nice evenings and great conversations with other participants by leaving the offical paths, though this could sometimes be understood as isolation and eccentricity.

And we now lock this splitter in group dynamics with the others for a weekend

The missing seductions were simply included in the weekend program and called activities. If nothing is offered, just create it yourself. The call for activities was therefore as much a necessity as an effective means of bringing people together at levels other than purely professional.

In order to get me nevertheless a „escape possibility“ was the activity „Karting“ suggested by me. Once I felt „caged“, it would have been an easy way to take some people on a few cars and drive 20 km to Bispingen go-kart racetrack. Looking back, I am happy to say that the idea did not make it into the selection.

there was no need for a curse and no cabin fever. Both the location and the program always offered enough free and retreat slots.
the activity wasn’t including enough due to the costs involved – at least that was the official and understandable reason for the rejection.
The OrgaTeam conveyed to me very plausible about there discussion of chosen and non-chosen submissions for activities. More than a good argue about pros and cons and the fact that they are well weighed cannot be demanded. At that point at the latest the Orga had won my heart.

The superficial disadvantage of the retreat format became the greatest strength.

The mixing of the program with lectures, workshops, contributing, BarCamp tracks, leisure activities spread over a complete weekend was just fitting, ingenious, great,… you run out of words.

It was fun for me to find suitable lectures in the program, which I could watch live. There are certainly many more, which I will look at gladly on WordPress.tv. And there was more than enough time before, after, between, instead of lectures for hallway talks. I had great fun sharing the time between the program and the evening party with others on leisure activities such as swimming, 9-pin-bowling, Kubb and watching Bundesliga. It was just as much fun to contribute for WordPress.tv, felt casually. Michaela got it in the Presswerk Morningshow very well on the point (by analogy): like a school trip to summer camp, but only without dishwashing duty!

The Hotel Park Soltau was a considerable part of the feel-good atmosphere. Starting with the relaxed check-in, which could just as easily have turned into trouble due to a misunderstanding during the rebooking. More about the always friendly service – that was more than just professional ethics, that was real hospitality. The location itself was both perfect for the venue space as well as for the individual rooms in separate (and therefore somewhat isolated and calm) wings. The broad and generous areas outside – together with the just brilliant weather (which the #WCRetreat simply deserved!) gave a great extra for all outdoor activities. To me this was one of the key feature for relaxation and deceleration. Absolutely remarkable the fast and stable WiFi, which had to handle not only 4 of my devices – unfortunately I did make it to get the fifth one up and running during the entire weekend – the WiFi was too simply knitted with the Captive Portal for my setup which insisted on complex SSID and password settings.

The food was … streching. My shirts say so. No matter which catering was good, rich, varied and tasty on WordCamps so far … it has to queue behind this kitchen. Rich breakfast buffet from half past six to nine o’clock. Lunch and dinner buffet with soup, salad, starters, main courses and desserts. Almost everything in the plural and always varying. This also included the saturday evening BBQ, the refreshments (water and juice) as well as the snacks and coffee in between.

The only things to pay extra were the dinner on arrival day as well as the drinks at the hotel bar or the beer with the meal. Having not tracked my complete expenses, I would estimate a total of 40-45 € for extras, including 14.50 € for the thursday evening buffet. In other words: five warm buffets at 14.50 € each + 3x breakfast, drinks and snacks makes easily a total of about 100 € on the hotel bill. But all a got to pay for was 65 € a night all inclusive. At first glance, the WordCamp ticket was at the top end of the usual scale billed with 55 €. But again: divided by 2.5 days no stray bullet. Adding thursday evening, it’s a complete 3 days event which makes the ticket rather (too) cheap. Overall, the WordCamp Retreat was not more expensive than a comparable „normal“ WordCamp, if I am dependent on an overnight stay in a hotel. Of course: hostel residents and couch surfers do a different math, but at least compared to an AirBnB it’s IMHO even.

As the venue itself with it’s lecture rooms is the main driver for costs, it would be helpful to divide the costs not only by ticket sales and sponsorships but add a moderate extra fee on either room prices or meals. It quite usual to have your food and drinks for free at the party evening, but the rest of the time I have to pay for my dinner too. From this point of view, it was easy for me to forfeit the second ticket, which I had booked for my companion as she had to cancel the paricipation due to her job. My personal sponsoring, so to speak. With today’s background knowledge, I will certainly take a closer look at community sponsoring at the next retreat. Again: at first glance the community sponsoring looked much more expensive than usual but it needs the context of the associated service. Sad to say, that I didn’t get that worked out for me before.

It’s quite usual to praise finished WordCamps profusely. The organizing team has invested a considerable amount of working time in advance. The volunteers are friendly and present during the event. The sponsors have put a lot of money on the table to finance others fun. The speakers have prepared themselves properly for their part and share their knowledge. All of this is appreciated and will be praised. Always. Plenty. With the warmest words. And justifiably.

Then the WordCamp Retreat comes along and you realize that you have dumped your superlatives.

Of course, also to the Soltau team my thanks and respect for all of the above. The speakers, the activity agents, the volunteers, the sponsors, and the OrgaTeam. But you just can’t get rid of the feeling that it’s still too little in this case. And indeed, the feeling is right:

My deep appreciation goes to all who have developed, worked on, encouraged and promoted this new format. The rumored 1.5 years in advance become insignificantly small if one considers (perhaps only reliably in a few years) the colossal result. Soltau must not be regarded as a singular event. It was rather „just“ the incubator for a very, very big idea. In my opinion it is no less than the Champions League of the WordCamps, which was born in Soltau. A blueprint for many more retreats which will hopefully follow soon worldwide. A request, dear German community: this format lives more than others from bringing the local community together. A bit of input and enrichment from the outside – ok. But please avoid overcrowding and hijacking the next retreat, which may take place elsewhere than in Germany, in your euphoria. The #GermanBubble shouldn’t take others air to breathe. It would be the death of the event in question in particular and perhaps of the format as a whole.

This very special, experimental character – the laboratory situation of Soltau – also justifies that the calculation did not work out as it usually does in a WordCamp. But the world is at its fairest when the equals are treated equally and the unequal unequally Therefore the WordPress Foundation, respectively The PBC has to be praised as well for the courage to put the necessary funds into this experimental setup. From both the quantity and the quality of the actual appearing reviews, subsequent retreats should succeed both in bringing together the necessary critical mass of participants and in winning even more sponsors for this format in order to make future financing more stable.

I’m definitely looking forward to the next WordCamp Retreat. Whenever and wherever.

Ich bin ja weiss Gott kein fleissiger Schreiber und die Zahl meine WordCamp Recaps ist auch mehr als übersichtlich … aber in dem Fall muss es wirklich sein. Aber so was von.

This text in english

Für alle die mit den Begrifflichkeiten in der Überschrift so gar nichts anfangen können:

WordCamps sind im weitesten Sinne Konferenzen rund um das Thema WordPress.

Anders als viele kommerzielle Veranstaltungen werden diese aber ausschliesslich ehrenamtlich von der Community und daher auch sehr kostengünstig organisiert. 2016 hatte ich das große Vergnügen ein solches WordCamp in Nürnberg federführend organisieren zu dürfen und aktuell habe ich ein weiteres WordCamp am 22. September 2018 in Würzburg als Barcamp angezettelt. Ich versuche so oft als möglich mindestens an WordCamps in Deutschland teilzunehmen oder auch ab und an über die Grenzen zu gehen und WordCamps im – bislang europäischen – Ausland zu besuchen. Die Teilnahme an den WordCamps ist ein nicht unerheblicher Teil meines Weiterbildungsetats. Aber auch die willkommene Möglichkeit sich mit dem Rest der WordPress Welt zu treffen, neue Leute kennen zu lernen, ein bisschen Spass zu haben und durchaus auch um des Reisen willens. So ein kleines bisschen Urlaub ist bei allem beruflichen Hintergrund schon auch immer dabei, wenn es die Chance gibt, neue Städte zu entdecken oder liebgewonnene wiederzusehen. Seit 2012 – meiner ersten, damals noch WP-Camp geheissenen, Veranstaltung – sind zwischenzeitlich 4 WordCamps in Berlin, 3 in Köln, je eines in Hamburg, Frankfurt, Nürnberg, Antwerpen und Paris in unterschiedlichen Rollen als Teilnehmer, Helfer, Speaker, Sponsor oder Organisator dazu gekommen. Jedes war auf seine Art anders, besonders und großartig. Ich bin jedes Mal mit neuem Wissen, frischer Motivation für meine tägliche WordPress-Arbeit, ein paar neuen und etlichen bekannten, vertieften Kontakten nach Hause gefahren.

Kurz gesagt: ich liebe WordCamps ❤.

Und was ist jetzt das Retreat?

Gestartet ist das Format mal als „WordCamp im Grünen“ was die erste Besonderheit schon recht gut beschreibt: üblicherweise finden WordCamps in mehr oder minder größeren Städten statt. Schon alleine deshalb, weil sich vor Ort in den vorhandenen, lokalen Meetups die notwendige Zahl an Organisatoren finden lässt. Soltau mit etwas mehr als 20.000 Einwohnern fällt dafür definitiv aus dem Raster.

Das zweite Merkmal – und die beiden genannten hängen recht eng zusammen – ist die Tatsache, dass anders als sonst nicht nur eine Veranstaltungslocation durch die Orga bereitgestellt wird, sondern gleich die Übernachtungsmöglichkeit dazu. Der Zusammenhang ist relativ simpel: Konferenzräume für 200 bis 300 Leute zu finden ist keine Herausforderung innerhalb einer etwas größeren Stadt. Entsprechende anhängende Zimmerkapazitäten direkt am Veranstaltungsort – idealerweise auch noch in bezahlbar – schon eher. Vorteil Soltau! (Und wie das Orgateam aus diversen Besichtigungen vor Ort zu berichten weiss durchaus auch anderswo in deutschen Landen.) Ein Dritter – nicht zu unterschätzender – Aspekt ergibt sich daraus gleich mit. Die „Verführungen“ der Stadt scheiden aus. Mal eben noch zum Sightseeing, die obligatorischen Selfies vor Wahrzeichen XYZ, den Restaurant-Tipp von nebenan verifizieren … das alles war mit der Locationauswahl gecancelt. Nachteil Soltau?

Ich bin durchaus bekannt – wenn nicht in Teilen berüchtigt – dafür, zur rechten Zeit aus dem Rahmenprogramm eines WordCamps auch mal auszuscheren. Wenn ich partout mal nichts passendes an Vorträgen finde. Ich mich über irgendetwas geärgert habe (man beachte: ich ärgere mich – wer kann damit aufhören?). Mir die Party zu laut ist. Oder ich einfach ob des reichlichen Programms einfach mal meine Ruhe haben mag. Ich bekomme mein Drumherum eigentlich immer ganz ordentlich selbst organisiert und weiss mir zu helfen, ohne dass ich Ansprüche an die Orga eines WordCamps richten müsste. Und oft genug finden sich auf den WordCamps andere, denen es ähnlich geht und die sich meinen Alternativplänen anschliessen. Derart sind so schon manch hübsche Runden, nette Abende und tolle Gespräche mit anderen Teilnehmern abseits der offiziellen Pfade entstanden, auch wenn das gelegentlich mal als Absonderung und Eigenbrötlerei verstanden werden konnte.

Und diesen Spalter sperren wir jetzt gruppendynamisch mit den Anderen für ein Wochenende ein

Die fehlenden Verführungen wurden einfach ins Programm des Wochenendes eingebaut und Aktivitäten genannt. Wenn nichts geboten ist, mach es einfach selbst. Der Call für Aktivitäten war daher ebenso Notwendigkeit, wie probates Mittel um die Leute auf anderen als rein fachlichen Ebenen zusammenzubringen.

Um mir dennoch eine „Fluchtmöglichkeit“ zu erhalten war die von mir vorgeschlagene Aktivität „Kartfahren“. Bei eintretendem Lagerkoller, wäre es ein Leichtes gewesen ein, zwei Hände voll Leute auf ein paar Autos zu verteilen und 20 km weiter nach Bispingen zu fahren. Letztlich bin ich sehr froh, dass die Idee es nicht in die Auswahl geschafft hat.

1. es gab keine Notwendigkeit zur Fluch und keinen Lagerkoller. Sowohl die Location als auch das Programm bot stets genügend Frei- und Rückzugsräume.
2. hätte das möglicherweise aufgrund der anfallenden Kosten nicht allen Teilnehmern zur Verfügung stehen können – das zumindest war der offizielle und verständliche Grund für die Ablehnung.
3. vermittelte mir das OrgaTeam sehr glaubhaft, dass es sich bei der Auswahl und eben auch bei der Nichtberücksichtigung von Einreichungen Gedanken gemacht hatte. Mehr als gute Argumente Pro und Contra und die Tatsache dass sie gut abgewogen werden, kann man nicht verlangen. Spätestens an dem Punkt hatte die Orga mein Herz gewonnen.

Der vordergründige Nachteil des Retreat Formats wurde zur größten Stärke.

Die Durchmischung des Programms mit Vorträgen, Workshops, Contributing, BarCamp Tracks, Freizeitaktivitäten verteilt auf ein komplettes Wochenende war einfach nur passend, genial, klasse, … es gehen einem die Worte aus.

Es hat mir Spaß gemacht für mich passende Vorträge im Programm zu finden, die ich mir live anschauen konnte. Es gibt sicher nochmal so viele, die ich mir gerne auf WordPress.tv anschauen werde. Und es blieb mehr als genug Zeit vor, nach, zwischen, statt der Vorträge für Gespräche. Ich hatte großen Spaß die Zeit zwischen dem Programm und der abendlichen Party mit anderen bei Freizeitaktivitäten wie Schwimmen, Kegeln, Kubb und Bundesliga-Konferenz zu teilen. Es war ein ebenso großes Vergnügen, gefühlt mal eben nebenbei, für WordPress.tv zu contributen. Michaela hat’s in der Presswerk Morningshow sehr gut auf den Punkt gebracht (sinngemäss): wie Klassenfahrt ins Schullandheim, nur ohne Abwasch!

Einen nicht unerheblichen Anteil an der Wohlfühlatmosphäre hatte natürlich der Hotel Park Soltau. Angefangen beim CheckIn, der aufgrund eines Missverständnis bei der Umbuchung ebenso gut schon in Ärger hätte umschlagen können. Weiter über den stets freundlichen Service – das war mehr als nur Berufsethos, das war wirkliche Gastfreundschaft. Die Location selbst war mit den Räumlichkeiten für die Veranstaltung ebenso perfekt wie die Zimmer die in separaten (und daher etwas abgeschirmten) Trakten lagen. Mindestens so gut nutzbar wie die Räume waren die großzügigen Flächen außerhalb, die zusammen mit dem einfach nur genialen Wetter (welches das #WCRetreat einfach nur verdient hatte!) einen sehr großen Anteil an der einsetzenden Entspannung und Entschleunigung hatte. Absolut bemerkenswert das WLAN, das schnell und stabil alleine von mir 4 Geräte zu verarbeiten hatte – das Fünfte hab ich leider während des kompletten Wochenendes nicht ans Laufen gebracht – das WLAN war mit dem Captive Portal zu einfach gestrickt  für mein Setup das auf SSID/Passwort bestand.

Das Essen war … spannend. Fanden meine Hemden. Egal welches Catering bislang auf WordCamps wie gut, reichlich, abwechslungsreich und lecker war … es muss hinter dieser Küche anstehen. Reichliches Frühstücksbuffet von halb sieben bis neun Uhr. Mittag- und Abendbuffet mit Suppe, Salat, Vorspeisen, Hauptgerichten  und Desserts. Fast alles im plural und immer etwas anderes. Dazu am Samstag Abend der Grill und die Tischgetränke Wasser und Saft ebenso inklusive wie die reichlichen Snacks und Kaffee zwischendurch.

Lediglich das Abendessen am Donnerstag der Anreise sowie die Getränke an der Hotelbar oder das Bier zum Essen gingen extra. Nachdem ich nicht alles auf’s Zimmer habe schreiben lassen, würde ich mal insgesamt mit 40 – 45 € an Extras rechnen, davon 14,50 € für das donnerstägliche Abendbuffet. Oder anders gesagt: Fünf warme Buffets mal 14,50 € + 3x Frühstück, Getränke und Snacks machen alleine schon locker 100 € in meiner Hotelrechnung aus. Die Übernachtungen, wurden mit nicht mal 65 €/Nacht all-inkl. berechnet. Das WordCamp Ticket lag auf den ersten Blick mit 55 € am oberen Ende der üblichen Skala. Aber auch hier: verteilt auf 2,5 Tage kein wirklicher Ausreisser. Rechne ich den Donnerstag Abend dazu, sind’s 3 volle Tage und das Ticket auch eher (zu) billig. Insgesamt war das WordCamp Retreat damit nicht teurer, als ein vergleichbares „normales“ WordCamp, wenn ich denn auf eine Hotelübernachtung angewiesen bin. Klar: JuHe-Fans, Hostelbewohner und Couchsurfer kalkulieren da anders, aber ab AirBnB ist das IMHO auf Augenhöhe. Der Großteil der Kosten liegt klar in der Venue, da würde es in der Tat nicht schaden, Teile der Kosten nicht wie sonst üblich nur via Ticket und Sponsorenbeiträge aufzubringen, sondern diese durchaus in den Zimmer- oder Verpflegungskosten aufzufangen. Ein Partyabend mit Verköstigung ist in anderen WordCamps nicht unüblich, aber die übrige Zeit muss ich mein Abendessen auch zahlen. So gesehen fiel es mir leicht, das zweite Ticket, das ich ursprünglich noch für meine Begleitung gebucht hatte und die dann arbeitsbedingt absagen musste, verfallen zu lassen. Mein persönliches Sponsoring sozusagen. Mit dem Hintergrundwissen von heute, werde ich beim nächsten Retreat sicher nochmal genauer auf das Community Sponsoring schauen. Auch da: erstmal schaut das vordergründig nach sehr viel mehr aus als sonst üblich, braucht aber den Kontext der damit verbundene Leistung. Den Teil hab ich leider vorher nicht hinbekommen. 

Es ist üblich WordCamps nach ihrem Ende über den Schellenkönig zu loben. Das Orgateam hat schon im Vorfeld einen nicht unerheblichen Teil an Arbeitszeit investiert. Die Volunteers sind während der Veranstaltung freundlich und präsent. Die Sponsoren haben ordentlich Geld in den Pott geworfen um den Spaß zu finanzieren. Die Speaker haben sich ordentlich auf ihren Part vorbereitet und teilen ihr Wissen. Das alles gehört wertgeschätzt und wird es auch. Immer. Reichlich. Mit den wärmsten Worten. Und zu Recht.

Dann kommt das WordCamp Retreat daher und du merkst, dass du deine Superlative verschleudert hast.

Natürlich gilt auch nach Soltau mein Dank und mein Respekt allen oben genannten. Den Speakern, den Acitivity-Agents, den Volunteers, den Sponsoren und dem OrgaTeam.  Aber man wird einfach das Gefühl nicht los, das es in dem Fall noch zu wenig ist. Und in der Tat das Gefühl trügt nicht:

Man kann alle, die dieses neue Format entwickelt, be- und gefördert haben, gar nicht genug loben. Die kolportierten 1,5 Jahre Vorlauf werden verschwindend klein, wenn man (vielleicht erst zuverlässig in ein paar Jahren) das gigantische Ergebnis betrachtet. Soltau darf nicht als singuläre Veranstaltung betrachtet werden. Es war vielmehr „nur“ der Inkubator für eine sehr, sehr große Idee. Es ist in meinem Augen nicht weniger als die Championsleague der WordCamps, die in Soltau geboren wurde. Eine Blaupause für sehr viele, weitere Retreats die hoffentlich schon bald weltweit folgen werden. Eine Bitte, liebe deutsche Community: dieses Format lebt mehr als anderen davon, die lokale Community zusammen zu bringen. Ein bisschen Input und Anreicherung von aussen gerne. Aber bitte vermeidet es, das nächste Retreat, dass ggf. wo anders als in Deutschland stattfinden wird, in euer Euphorie zu überlaufen und zu kapern. Die #GermanBubble könnte Anderen die Luft zum Atmen nehmen. Es wäre der Tod der betreffenden Veranstaltung im Speziellen und vielleicht des Formats als Ganzes.

Dieser sehr spezielle, experimentelle Charakter – die Laborsituation von Soltau – rechtfertigt es auch, dass die Kalkulation am Ende nicht so aufging, wie sie üblicherweise bei einem WordCamp aufgeht. Aber die Welt ist nun mal dann am Gerechtesten, wenn Gleiches gleich und Ungleiches ungleich behandelt wird. Die WordPress Foundation, resp. die PBC gehört daher eben so für den Mut gelobt, die nötigen Mittel in diesen Versuchsaufbau zu stecken. Sowohl aus der Menge, als auch der Güte der einschlägigen Nachbetrachtungen, sollte es nachfolgenden Retreats gelingen, sowohl die notwendige kritische Masse an Teilnehmern zusammen zu bringen, als auch noch mehr Sponsoren für dieses Format zu gewinnen um künftige Finanzierungen stabiler werden zu lassen.

Ich freue mich auf jeden Fall schon auf das nächste WordCamp Retreat. Wann und wo auch immer.